新社会人へ~ビジネス文書②

ご査収 

ご査収を知ってしまうと、色々な場面で使いがちです。今回はその間違いがちな使われ方も紹介します。・調べるものがないもの、、、例えば添付ファイルが無いものに書くと間違いのもとです。この場合は「ご確認下さい。」にしましょう。・よく調べなくてもいいもの、、、ご査収とはよく調べて受け取るという意味がありますので、すでに見て確認済のものには使いません。・丁寧すぎる、、、やや古い印象を受けるせいもあるかもしれません。例えば「ご査収の程ご手配を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。」とすると逆に丁寧すぎて違和感を与えかねます。しかし、そもそもご査収という言葉はメール等で使った方がいいのだろうか、、、?この点については色々な意見がありますが、人それぞれです。私はそこにも心があるように思いますが、古くさいと思われるかもしれません。昨今ではメールの言い回しはどんどんシンプルになっています。昔の手紙のマナーとは違い大量のやり取りをするわけですので用件だけ確認する方が大事なのかもしれません。でも、一番最初のやり取りには気配せも重要かと思います。

お礼状の書き方 

最近は手紙を書く事も少なくなり、電話やメールで簡単に要件を伝えてしまう事が多くなりました。しかし、場によってはお礼状を出さなければならなもあります。例えば結婚して目上の方からお祝いを頂いたり、入院中のお見舞いや快気祝いを頂いた時には、はがきやお手紙でお礼状をお返しするのがマナーです。「お礼状」といっても難しく考えなくてもいいのですが、物を贈られたら礼儀として受け取ったという感謝の気持ちは書状で伝えなければいけません。そういう時どうすれば良いかを簡単に言えば次のようになります。・まづ、季節の挨拶から書き始めます。四季に合わせて考えれば良いと思います。・自分の状況やお世話になっている事へのお礼を書きます。・頂き物へのお礼を書きます。・健康を祈って締めくくる。

お礼のタイミング 

誰かにお世話になったり、お祝いを頂いたりするのは日常茶飯事です。そのような時は感謝の気持ちを込めてお礼状を書きましょう。特に金品を贈られた場合は「確かに受け取りました。」と言う意味も込めて速やかに礼状を出しましょう。タイミングを逃さないようにその日のうちに書くようにしましょう。又、礼状に他の用件を書き加えるような失礼な事はさけましょう。

お礼のポイントとして目上の人には形式を踏まえて書かないといけませんが、そうでないなら前略は省略しても大丈夫だと思います。先方のご厚意がどれほど嬉しかったかという事は具体的に書くと喜ばれるかもしれません。最近礼状でも印字文が多いですよね。私は、いくら礼状でも本音といって嬉しくもなんともありません。手書きが一番です。なぜならば、心が伝わるからです。。かといって大勢の場合はしょうがありませんが、身内まわりや、上司には手書きでお書きするのが一番だと思います。新社会人の方たちには字のもつ意味を踏まえ、書くことの意義を見出し、手書きの文章を出来るだけ書くように心がけて頂きたいものです。最近は、履歴書もパソコンで書く人もいますが、それは他の人に頼んで作成して頂く事も可能ですよね。自分をアピールするならやはり手書きだと私は思います。頑張ってください。

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